Pernah gak kalian mengalami perasaan dilema dan sedikit galau ketika melihat Hardisk sudah mulai penuh, namun begitu dilihat isi hardisknya ternyata yang bikin hardisk sesak adalah file-file yang secara usia sudah tidak muda lagi.... ???
- Gue banget itu Bang.... Begitu lihat KTP sadar sudah gak muda lagi dan status masih tertulis "Belum Kawin" rasanya tuh sesak Bang... Sudah Bang jangan diterusin Bang... netes nih...(hadeh... anak "baoe kentjur" makin ngacau... Yang dibahas apa... komennya apa... Hmmm... Ya udah deh... Ane do'a in biar cepet dapat jodoh deh. Kasihan juga nih anak...)Yang dimaksud file-file yang secara usia tidak muda lagi itu adalah file yang dilihat dari :
1. Usia file dari tanggal file itu dibuat ( Date Created )
2. Usia file dari tanggal file itu terakhir kali diubah datanya ( Date Last Modified ) dan...
3. Usia file dari tanggal file itu terakhir kali dibuka / diakses ( Date Last Accessed )
jadi menggunakan kriteria diatas kita bisa tentukan file mana yang disebut FILE KADALUARSA atau FILE TIDAK AKTIF.
Sebenarnya ada beberapa pengertian dari FILE KADALUARSA atau FILE TIDAK AKTIF.
Menurut beberapa sumber suatu arsip/file/data disebut kadaluarsa apabila :
1. Suatu arsip sudah tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder,
2. Suatu arsip sudah habis masa retensinya atau sudah berketerangan "dimusnahkan",
3. Suatu arsip sudah tidak berkenaan dengan penyelesaian suatu masalah.
Sedangkan untuk pengertian file/data/arsip tidak aktif adalah suatu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Untuk menentukan suatu file itu sudah kadaluarsa atau belum memang tidak ada tolak ukurnya.
Tidak ada juga standard yang menyebutkan ideal lama penyimpanan suatu data.
Jadi semua tergantung instansi/organisasi masing-masing.
File kadaluarsa jika dibiarkan disimpan dalam media seperti Server selama kapasitas penyimpanan di Server masih cukup sih... oke oke aja.
Tapi akan jadi masalah jika media penyimpanan Server sudah mulai Full.
- Kan gampang Bang... kalau dilihat file itu sudah lama gak pernah dipakai langsung dihapus aja.(kalau anak "baoe kentjur" mungkin bisa aja kayak gitu... Tapi kalau data itu data penting misalnya data pemerintahan, data negara, data penting perusahaan gak bisa asal hapus aja Sob... ada Undang-Undangnya ada sanksinya...)
Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam Pasal 86 disebutkan :
"Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 :
pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah).
- Whaaaaaaaaaaaaaattttttt The...... !!!! Serem amat Bang....
(nah makanya itu Sob... cuman sepeleh tombol Delete kepencet aja bisa tidur di penjara Sob....)
Nah... dengan memanfaatkan fitur File Management Task yang ada pada FSRM ( File Server Resource Manager ) masalah untuk file dengan tolak ukur Date Created, Date Last Modified dan Date Last Accessed bisa secara otomatis dilakukan jadwal pemindahan data/file.
Contoh :
Ceritanya dikantor ada beberapa user. User-user tersebut memiliki folder private masing-masing di sebuah Server. User-user itu sering melakukan SCAN dokumen disimpan dalam bentuk .pdf
Kebiasaan user jika dokumen scan itu penting akan langsung dipindah ke folder lainnya.
Nah dokumen hasil scan yang termasuk jenis dokumen tidak penting-penting amat biasanya akan dibiarkan saja oleh Si Pemilik dokumen di folder itu sampai berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun.
Beberapa contoh dokumen yang saya maksud gak penting-penting amat adalah seperti scan dokumen karcis parkir, klaim bensin, klaim nota hotel dan lain-lain.
Daripada file-file tidak penting itu menyesaki hardisk lebih baik kan dipindahkan ke media lain (misal hardisk eksternal, hardisk cadangan, dll) sehingga tidak memberatkan kerja Server yang aktif.
Saya umumkan ke semua user bahwa seluruh file di dalam folder SCAN akan secara otomatis dipindahkan jika file tersebut sudah berusia 30 hari sejak file itu dibuat dan sudah 30 hari tidak pernah dilakukan perubahan datanya, serta sudah 30 hari tidak dibuka/diakses.
Untuk itu saya manfaatkan FSRM - File Management Task agar Server otomatis melakukan pemindahan file yang sudah sesuai kriteria yang ditentukan.
Caranya membuat File Management Task :
- Buka Administrative Tools -- File Server Resource Manager
- Klik kanan pada File Management Task -- Create File Management Task
- Pada Tab General -- isi Nama Task Name sesuai keinginan/bebas. Centang Enable
- Isi Description sesuai keinginan/bebas boleh tidak diisi.
- Add folder yang ingin dimonitor. Dalam kasus ini contoh folder SCAN
- Pada Tab Action -- pilih Type File Expiration
- Expiration Directory -- Browse directory folder tujuan untuk menampung file yang dipindah
- Pada Tab Condition -- centang Days since file was created, last modified, last accessed isikan 30
- Effective Starting -- masukkan tanggal mulai kapan jadwal tersebut dilaksanakan
- Pada Tab Schedule -- pilih Create -- New -- tentukan jadwal kapan sistem akan melakukan pengecekan file-file.
- OK
 |
| Gambar 01. create File Management Task |
 |
| Gambar 02. tab General - nama Task dan pilih folder yang akan dimonitoring |
 |
| Gambar 03. tab Action - pilih type kriteria tugas dan folder tujuan |
 |
| Gambar 04. tab Condition - tentukan kriteria usia file |
 |
| Gambar 05. tab Schedule - create jadwal monitoring |
 |
| Gambar 06. tentukan jadwal pengecekan file |
Nah setelah semuanya sudah disetting maka nantinya secara otomatis jika dalam folder "Scan" tersebut ada file yang kriterianya sesuai contoh diatas maka file itu akan langsung dipindah ke folder "...\pindahan\Scan Kadaluarsa\"
Jadi dengan demikian folder "Scan" akan tetap berisi file-file yang usianya masih muda dan kemungkinan masih dibutuhkan.
Ohhh... ya mungkin bagi beberapa ada yang belum tahu apa itu FSRM dan cara penggunaan fitur-fitur FSRM bisa ikuti infonya di link berikut :
Link Terkait Lebih Lengkap Tentang FSRM :
