Tuesday, 24 February 2015

FSRM - File Management Task Kelola File Kadaluarsa

Sob...
Pernah gak kalian mengalami perasaan dilema dan sedikit galau ketika melihat Hardisk sudah mulai penuh, namun begitu dilihat isi hardisknya ternyata yang bikin hardisk sesak adalah file-file yang secara usia sudah tidak muda lagi.... ???
- Gue banget itu Bang.... Begitu lihat KTP sadar sudah gak muda lagi dan status masih tertulis "Belum Kawin" rasanya tuh sesak Bang... Sudah Bang jangan diterusin Bang... netes nih...(hadeh... anak "baoe kentjur" makin ngacau... Yang dibahas apa... komennya apa... Hmmm... Ya udah deh... Ane do'a in biar cepet dapat jodoh deh. Kasihan juga nih anak...)
Yang dimaksud file-file yang secara usia tidak muda lagi itu adalah file yang dilihat dari :
1. Usia file dari tanggal file itu dibuat ( Date Created )
2. Usia file dari tanggal file itu terakhir kali diubah datanya ( Date Last Modified ) dan...
3. Usia file dari tanggal file itu terakhir kali dibuka / diakses ( Date Last Accessed )

jadi menggunakan kriteria diatas kita bisa tentukan file mana yang disebut FILE KADALUARSA atau FILE TIDAK AKTIF.

Sebenarnya ada beberapa pengertian dari FILE KADALUARSA atau FILE TIDAK AKTIF.
Menurut beberapa sumber suatu arsip/file/data disebut kadaluarsa apabila :
1. Suatu arsip sudah tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder,
2. Suatu arsip sudah habis masa retensinya atau sudah berketerangan "dimusnahkan",
3. Suatu arsip sudah tidak berkenaan dengan penyelesaian suatu masalah.

Sedangkan untuk pengertian file/data/arsip tidak aktif adalah suatu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Untuk menentukan suatu file itu sudah kadaluarsa atau belum memang tidak ada tolak ukurnya.
Tidak ada juga standard yang menyebutkan ideal lama penyimpanan suatu data.
Jadi semua tergantung instansi/organisasi masing-masing.

File kadaluarsa jika dibiarkan disimpan dalam media seperti Server selama kapasitas penyimpanan di Server masih cukup sih... oke oke aja.
Tapi akan jadi masalah jika media penyimpanan Server sudah mulai Full.
- Kan gampang Bang... kalau dilihat file itu sudah lama gak pernah dipakai langsung dihapus aja.(kalau anak "baoe kentjur" mungkin bisa aja kayak gitu... Tapi kalau data itu data penting misalnya data pemerintahan, data negara, data penting perusahaan gak bisa asal hapus aja Sob... ada Undang-Undangnya ada sanksinya...)

Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam Pasal 86 disebutkan :
"Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 : 
pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah).


Whaaaaaaaaaaaaaattttttt The...... !!!! Serem amat Bang....
(nah makanya itu Sob... cuman sepeleh tombol Delete kepencet aja bisa tidur di penjara Sob....)

Nah... dengan memanfaatkan fitur File Management Task yang ada pada FSRM ( File Server Resource Manager ) masalah untuk file dengan tolak ukur Date Created, Date Last Modified dan Date Last Accessed bisa secara otomatis dilakukan jadwal pemindahan data/file.





Contoh :
Ceritanya dikantor ada beberapa user. User-user tersebut memiliki folder private masing-masing di sebuah Server. User-user itu sering melakukan SCAN dokumen disimpan dalam bentuk .pdf
Kebiasaan user jika dokumen scan itu penting akan langsung dipindah ke folder lainnya.
Nah dokumen hasil scan yang termasuk jenis dokumen tidak penting-penting amat biasanya akan dibiarkan saja oleh Si Pemilik dokumen di folder itu sampai berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun.
Beberapa contoh dokumen yang saya maksud gak penting-penting amat adalah seperti scan dokumen karcis parkir, klaim bensin, klaim nota hotel dan lain-lain.
Daripada file-file tidak penting itu menyesaki hardisk lebih baik kan dipindahkan ke media lain (misal hardisk eksternal, hardisk cadangan, dll) sehingga tidak memberatkan kerja Server yang aktif.
Saya umumkan ke semua user bahwa seluruh file di dalam folder SCAN akan secara otomatis dipindahkan jika file tersebut sudah berusia 30 hari sejak file itu dibuat dan sudah 30 hari tidak pernah dilakukan perubahan datanya, serta sudah 30 hari tidak dibuka/diakses.

Untuk itu saya manfaatkan FSRM - File Management Task agar Server otomatis melakukan pemindahan file yang sudah sesuai kriteria yang ditentukan.
Caranya membuat File Management Task :

  1. Buka Administrative Tools -- File Server Resource Manager
  2. Klik kanan pada File Management Task -- Create File Management Task
  3. Pada Tab General -- isi Nama Task Name sesuai keinginan/bebas. Centang Enable
  4. Isi Description sesuai keinginan/bebas boleh tidak diisi.
  5. Add folder yang ingin dimonitor. Dalam kasus ini contoh folder SCAN
  6. Pada Tab Action -- pilih Type File Expiration
  7. Expiration Directory -- Browse directory folder tujuan untuk menampung file yang dipindah
  8. Pada Tab Condition -- centang Days since file was created, last modified, last accessed isikan 30
  9. Effective Starting -- masukkan tanggal mulai kapan jadwal tersebut dilaksanakan
  10. Pada Tab Schedule -- pilih Create -- New -- tentukan jadwal kapan sistem akan melakukan pengecekan file-file.
  11. OK
Gambar 01. create File Management Task
Gambar 02. tab General - nama Task dan pilih folder yang akan dimonitoring

Gambar 03. tab Action - pilih type kriteria tugas dan folder tujuan
Gambar 04. tab Condition - tentukan kriteria usia file
Gambar 05. tab Schedule - create jadwal monitoring

Gambar 06. tentukan jadwal pengecekan file


Nah setelah semuanya sudah disetting maka nantinya secara otomatis jika dalam folder "Scan" tersebut ada file yang kriterianya sesuai contoh diatas maka file itu akan langsung dipindah ke folder "...\pindahan\Scan Kadaluarsa\"

Jadi dengan demikian folder "Scan" akan tetap berisi file-file yang usianya masih muda dan kemungkinan masih dibutuhkan.

Ohhh... ya mungkin bagi beberapa ada yang belum tahu apa itu FSRM dan cara penggunaan fitur-fitur FSRM bisa ikuti infonya di link berikut :

Link Terkait Lebih Lengkap Tentang FSRM :

6. FSRM - Cara Menampilkan Laporan Status Penyimpanan

>>> DAFTAR ISI BLOG <<<



Wednesday, 18 February 2015

FSRM - Cara Memfilter File Yang Boleh Disimpan

Mumpung masih semangat melanjutkan pembahasan FSRM (File Server Resource Manager). Sebuah fitur manajemen file sharing pada Windows Server. Bagi yang belum tahu dan bagi yang pengen tahu apa itu FSRM silahkan mampir di link berikut....

Salah satu fitur menarik dari FSRM ini adalah fitur FILTER FILE berdasarkan EXTENSI nya. Istilah di Windows disebut " File Screening Management ".
Fitur ini sesuai namanya bertujuan untuk memfilter/mensortir file-file apa saja yang diperbolehkan masuk ke suatu folder/drive berdasarkan ekstensinya.






Contoh.:
Si Sinta suka sekali mendownload musik .mp3 kemudian disimpan di Server dalam folder "Data Sinta".
Sudah dikasih tahu berkali-kali supaya Sinta jangan simpan file-file .mp3 di Server tapi masih saja suka bandel. Mau dimarahin tapi gak tega lihat wajahnya yang lugu polos segerhana tak berdaya dan penuh gairah.
- Wakakakka "sederhana" maksudnya Bang ??? bukan "segerhana" kali...  emang apanya yang sebulat dan segede gerhana ???....
(hussshh... anak "baoe kentjur" makin ngacau... maksudku wajahnya fresh segar tapi sederhana)
Dah... back to topic.
Nah daripada otot-ototan ntar ujung-ujungnya ada yang ngambek maka ane pilih jalan yang terbaik.
Ane manfaatin fitur File Screening ini. Tujuannya supaya jika Sinta meng-copy file .mp3 maka otomatis ditolak oleh sistem. Nah.... ntar kalo dia tanya kok gak bisa copy file disini ya...??? tinggal jawab aja Servernya lagi error kebanyakan file .mp3 jadi rusak deh... hahahaha....

Caranya :
  1. Buka Administrative Tools -- File Server Resource Manager
  2. Klik kanan File Screens -- Create File Screen
  3. Browse File Screen Path pilih folder yang akan diberikan aturan/rule pembatasan
  4. Pada pilihan Derive properties from this file screen template (recommended) bisa dipilih jenis file apa saja yang difilter dar template yang sudah disediakan. Atau jika mau customize tentukan aturan sendiri bisa pilih Custom Propeties... Atau jika ingin buat template sendiri bisa gunakan fitur File Screens Templates. >>> Cara buat File Screen Template <<<
  5. Create

Gambar 01. Create File Screen
Gambar 02. Pilih folder yang ingin di filter dan pilih template filternya
Gambar 03. File Screening sudah berhasil dibuat
Nah..... dengan demikian maka nanti ketika Si Sinta akan mengcopy file dengan ekstensi .mp3 akan otomatis ditolak oleh sistem. Muup ya Cinnn.... :)


Link Terkait Lebih Lengkap Tentang FSRM :


Tuesday, 17 February 2015

FSRM - Cara Membatasi Kuota Folder / Drive

Oke sob...
tahap ini kita coba membuat "rule" atau aturan pembatasan kuota pada folder atau drive partisi di Windows Server 2003 atau 2008 R2.

Oh ya... bagi yang belum tahu apa itu FSRM detilnya bisa dibaca sendiri di link berikut ini ya...
  1. FSRM - Fitur Manajemen File Windows Server 2008 R2 Standard
  2. FSRM - Cara Install Fitur FSRM di Windows Server 2008 R2
Sekarang kita akan buat "rule" atau aturan untuk melimit/membatasi kuota suatu folder.
Ceritanya Si Budi suka nyimpen file di Server. Filenya ukurannya gede-gede.
Biar hardisk Server gak cepet habis gara-gara Si Budi maka kita buat aturan untuk folder sharing Si Budi pakai pembatasan kuota 2 GB.
Jadi kalo folder Si Budi itu total isinya sudah 2 GB maka Si Budi sudah gak bisa nyimpen file disitu.

Caranya :

  1. Buka Administrative Tools -- File Server Resource Manager
  2. Klik kanan Quota -- Create Quota
  3. Browse Quota Path pilih folder yang akan diberikan aturan/rule pembatasan
  4. Pilih Create Quota On Path
  5. Pada pilihan Derive properties from this quota template (recommended) bisa dipilih ukuran kuota pembatasannya. Atau jika mau customize tentukan ukuran sendiri bisa pilih Custom Propeties... Atau jika ingin buat template ukuran sendiri bisa gunakan fitur Quota Template. >>> Cara buat Quota Template <<<
  6. Create
Gambar 01. Create Quota





Gambar 02. Pilih folder dan rule kuota yang akan diterapkan
Gambar 03. Folder Data Budi sudah diberikan Rule Pembatasan Kuota

Nah... sekarang folder "Data Budi" sudah di set maximum penyimpanannya hanya 2 GB saja.
Jadi nanti jika folder "Data Budi" ini sudah mencapai 2 GB maka Si Budi tidak bisa menambah data disana lagi. Hal ini karena saya pakai Quota Type HARD jadi sistem akan menolak semua data yang masuk ke folder Data Budi jika folder itu sudah penuh.
Berbeda lagi jika saya pakai Quota Type SOFT.
Sistem akan tetap memperbolehkan data masuk ke folder Data Budi walaupun kuotanya sudah penuh atau bahkan sudah melebihi. Fungsi Quota Type SOFT cuma sebatas memberitahu untuk tujuan monitoring saja.


Wednesday, 11 February 2015

FSRM - Cara Install Fitur FSRM di Windows Server 2008 R2


Sebenarnya pada Windows Server 2003 R2 juga ada fitur ini.
Namun karena kebetulan saya pakai Windows Server 2008 R2 jadi judulnya saya sesuaikan.

Ohhh ya... bagi yang belum tahu apa itu FSRM dan kegunaannya kalo ingin tahu lebih detil bisa dibaca sendiri di postingan sebelumnya ya >>> "FSRM - Fitur Manajemen File Windows Server 2008 R2 Standard<<<<

FSRM sebenarnya gak perlu diinstall, hanya perlu diaktifkan saja.
Tidak perlu CD-Windows dan tidak perlu restart server.
Jadi tenang... gak usah khawatir.

Caranya :
  1. Buka Server Manager
  2. Pilih Features kemudian Add Features 
  3. Expand Remote Server Administration Tools -- Role Administration Tools -- File Services Tools -- centang File Server Resource Manager Tools
  4. Next / Finish

Gambar 01. Buka Server Manager
Gambar 02. Pilih Add Features
Gambar 03. Add File Server Resource Manager Tools Feature

Sampai disini fitur FSRM sudah muncul pada Menu Administrative Tools namun masih belum bisa digunakan. Jika dibuka maka interface FSRM belum ada fiturnya. Hal ini karena service Role nya belum diaktifkan.
Gambar 04. FSRM sudah muncul interfacenya tapi belum bisa digunakan





Cara aktifkan Service Role FSRM :

  1. Buka Server Manager
  2. Pilih Roles kemudian Add Role Services
  3. Centang File Server Resource Manager
  4. Next / Finish
Gambar 05. Add Role Services
Gambar 06. Centang File Server Resource Manager
Setelah semua selesai
maka interface FSRM akan menjadi seperti gambar berikut (Gambar 07.) dan siap digunakan untuk membatasi kuota folder, membatasi/memfilter file-file apa saja yang diizinkan untuk disimpan dll...
Gambar 07. File Server Resource Manager (FSRM)




FSRM - Fitur Manajemen File Windows Server 2008 R2 Standard

Ceritanya di kantor ada Server pakai Sistem Operasi Windows Server 2008 R2 Standard.
Server ini fugsinya buat file sharing aja.
Jadi user-user di kantor bisa simpan filenya ke Server ini.

Suatu ketika...
- Cieeeehhh....
(hussshh... anak "baoe kentjur" dengerin dulu mau crita nih...)
suatu ketika saya dapat peringatan bahwa kuota hardisk di Server hampir penuh.
(Perasaan baru kemarin di cek kuota terpakai masih 60%. Ini pasti ulah anak "baoe kentjur" yang ngabisin space hardisk)
Saya coba cek ternyata benar. Busyeeett.... Hardisk di server warnanya sudah merah merekah....
Gambar 01. Hardisk penuh

Hhhmmm... Penasaran siapa yang habisin kuota hardisk server.
Saya cek pakai FSRM.
- Wahh... itu istilah yang di pilem-pilem XXX itu ya.... 
(hussshh... dasar anak "baoe kentjur" ngawur... itu BDSM kalo ini FSRM)

Gambar 02. Interface FSRM (File Server Resource Manager)
 FSRM ( File Server Resource Manager ). 
adalah sebuah fitur bawaan Windows Server yang digunakan untuk :

  1. Mengatur pembatasan kuota pada folder atau drive. (Limit Folder Quotas / Limit Drive Quotas)
  2. Memfilter file pada folder atau drive. (Folder File Screening / Drive File Screening)
  3. Membuat laporan status penyimpanan. (Generate Storage Status Reports)

Contoh Kasus : (untuk fungsi nomor 1) Pembatasan kuota pada folder / drive.
Si Indra sebagai Sales. Indra menyimpan data-data pentingnya di Server dengan nama folder "Data Indra". Folder "Data Indra" hanya diberi jatah penyimpanan sebesar 2GB.
Suatu ketika Indra dapat pinjaman HDD Eksternal berisi filem Box Office sebesar 40 Gb.
Indra menyalin file film itu ke Server\Data Indra\ maka secara otomatis Server akan menolak.
Karena melebihi kuota yang ditentukan.
Gambar 03. Copy file melebihi kuota yang ditentukan akan di blok

Contoh Kasus : (untuk fungsi nomor 2) Memfilter file pada folder atau drive.
Sinta adalah seorang Customer Service. Sinta biasanya menyimpan file pekerjaannya di Server dengan nama folder "Data Sinta". Karena usia Sinta masih tergolong ABG dan gaul maka tak heran jika Sinta suka menikmati musik. Tiap hari dia selalu download lagu-lagu mp3 terbaru.
Yang jadi masalah ketika Sinta menyimpan 2 Gb koleksi mp3 nya ke "Server\Data Sinta".
Server penuh gara-gara mp3 kan gak penting banget. Maka dari itu dilakukan filterisasi / screening / sortir file berdasarkan ekstensi nya.
Jadi file dengan tipe tertentu misalnya *.mp3 , *.wma , *.wav , *.mid , *.mp4 , *.mpeg dll... tidak diperbolehkan masuk ke folder tersebut. Maaf ya Sinta... gak boleh simpan file-file itu di server ya....
Gambar 04. Saat meng-copy jenis file yang dilarang akan di blok





Contoh Kasus : (untuk fungsi nomor 3) Membuat laporan status penyimpanan.
Admin perlu tahu file-file apa saja yang disimpan di folder tertentu.
Berapa saja besarnya file-file itu.
File apa saja yang paling sering diakses.
File apa saja yang jarang diakses.
Gambar 05. Laporan File dengan ukuran besar
Gambar 06. Laporan File yang sering diakses
Gambar 07. Template pembatasan kuota pada folder atau drive
Nah....
Sekarang paham kan maksudnya FSRM ( File Server Resource Manager ) itu apaan.
- Cara settingnya dong jelasin....
(nih anak "baoe kentjur" keburu amat... iya ntar ane jelasin biar gak numpuk disini)
Nih... cara-caranya biar gak bingung...


Friday, 30 January 2015

Cara Buat Running Teks Karaoke dengan AutoLyric

Sebelumnya sudah saya jelaskan apa itu software AutoLyric.
...
AutoLyric adalah software yang akan memunculkan teks berjalan saat lagu dimainkan.
Sama persis seperti teks di video karaoke itu loh...Sebutannya apa sih itu Karaoke Running Text atau apalah.......
Apa itu AutoLyric lebih detail kunjungi Buat Teks Karaoke dengan Software AutoLyric  "

Oke... lanjut kita bahas sekarang cara membuat teks karaoke berjalan ciiiieeeeilah.... karaoke sambil berjalan maksudnya karaoke running text pakai software AutoLyric tentunya...








  • Play dulu lagunya pakai Windows Media Player / WinAmp / AIMP3
  • Di icon tray akan muncul icon merah iconnya AutoLyric
  • Klik kanan pada icon tray AutoLyric
  • Akan muncul pilihan menu. Pilih Edit Lyric ...
  • muncul jendela lyric editor
  • sebelumnya buat dulu lirik di notepad / word biar tidak perlu ketik
  • paste di lyric editor.
  • saat itu kondisi lagu sedang play dan pada posisi mana lirik akan muncul sesuaikan pada posisi penyayi saat mengucapkan lirik itu. Caranya dengan menekan tombol Replace Time Tag pada waktu yang diinginkan.
  • coba dulu minimal 3 atau 4 baris syair dan kamu akan mengerti maksudnya.
  • untuk melihat hasilnya bisa gunakan tombol Preview.
  • Jangan lupa di simpan hasil karyanya. Tekan Save lyric to file agar lyric tidak hilang saat Windows Media Player di Close.
  • Lirik yang sudah jadi bisa kamu upload. Agar bisa dipakai sama teman kamu atau orang lain. Klik kanan Tray Icon pilih Upload lirik.
Kalau mau coba bisa download AutoLyric di website resminya http://www.autolyric.com/en
jangan lupa register member juga ya.... biar dapat point, jadi nanti bisa tahu lirik apa aja yang sudah pernah kamu upload.



Kalau mau cari lirik kayak gambar ini caranya 

>>> DAFTAR ISI BLOG <<<

Buat Teks Karaoke dengan Software AutoLyric

Buat kamu-kamu yang suka karaoke,
Buat kamu-kamu yang selalu ikut nyanyi saat dengar lagu yang enak,
Buat kamu-kamu yang selalu nyanyi dengan syair lagu yang salah karena gak tahu liriknya kemudian diketawain orang disebelahmu (wakakakka gue banget kalo yang ini)
dan... buat kamu-kamu yang pengen karaoke di laptop, di notebook, di komputer PC kamu sendiri sekarang gak usah bingung.

Sekarang sudah ada Software AutoLyric.

- Maksudnya bisa melirik otomatis kalo ada cewek cantik gitu ???
(itu pertanyaan anak "baoe kentjur")

AutoLyric adalah software yang akan memunculkan teks berjalan saat lagu dimainkan.
Sama persis seperti teks di video karaoke itu loh...
Sebutannya apa sih itu Karaoke Running Text atau apalah....

Sebenernya AutoLyric ini sifatnya add-on / software tambahan atau kalau di WinAmp disebut Plugin.
Tapi ini bisa buat WinAmp, Windows Media Player dan  AIMP3 ya....
Yang sudah saya coba cuma di Windows Media Player.

Ini nih penampakannya

- Loh berarti kita harus punya lirik lagunya dong ???

Nah itu dia istimewanya AutoLyric akan mencari lirik lagu secara otomatis saat lagu dimainkan.
Asal connect internet aja.
AutoLyric juga siapin fasilitas buat bikin lirik sendiri atau mau edit lyric yang sudah ada.





Nah istimincritnya eh..... istimewahnya AutoLyric punya fasilitas buat kamu upload lyric yang sudah kamu buat tadi supaya bisa dipakai orang lain.
Setiap kamu upload lirik hasil karyamu pihak AutoLyric akan mensortir apakah lyric karyamu layak dipublikasikan atau enggak.
Kalo dianggap layak maka kamu dapat point.

Yang buat saya jatuh cinta sama program ini adalah sesuai namanya bener-bener auto...
Ketika saya Play lagu di Windows Media Player maka otomatis muncul lirik lagu di desktop.
Gak pakai setting aneh-aneh...

Kalau mau coba bisa download AutoLyric di website resminya http://www.autolyric.com/en
jangan lupa register member juga ya.... biar dapat point, jadi nanti bisa tahu lirik apa aja yang sudah pernah kamu upload.



Kalau pengen tahu cara pakainya kunjungi " Cara Buat Running Teks Karaoke dengan AutoLyric "

>>> DAFTAR ISI BLOG <<<
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...